客戶提到｜9/10
新舊客戶的詢價與報價
您提到的情況
有舊客戶重複詢價，也有新客戶第一次詢價，希望知道報價流程怎麼提升效率。
會議先確認
請業務帶著實際作法說明收到詢價後怎麼登記、查資料、整理報價和覆核。
報價要用哪些資料、由誰確認，電話裡還沒有細談。
預想流程：英文詢價到收款
您問到詢價、報價之後還會接哪些作業。這裡先依既有互動示範串成 12 個節點，包含工作台、管理總覽與文件。以下是預想方向，實際步驟、資料和核對責任要由業務同仁與技術顧問確認。
整理海外詢價先把詢價內容、客戶資料和產品規格放在待處理清單，請業務確認資料是否足夠。
確認報價與接單整理舊客戶或新客戶的詢價資料，由業務核對報價內容，再確認接單後的交接方式。
追蹤生產、QC、出貨與收款預想以工作台追進度，以管理總覽查看待辦，並整理出口文件草稿。各步驟如何銜接仍待盤點。
先把最想改善的流程說清楚
先聚焦在客戶明確提到的詢價與報價，再確認報價之後有哪些工作要接著做。
預想・待技術顧問確認
報價後的訂單進度與交接
您問到的事
您想知道從詢價、報價開始，透過工具後面還會產生什麼、接著有哪些作業。
預想的畫面
先用工作台追接單、生產、QC、出貨文件和收款，再由業務確認實際順序、負責人和要留下的資料。
推測依據：10/22 您詢問報價後續，9/10 提到公司有生產部門。各站是否適用及怎麼交接都要再確認。
客戶提到｜10/22
先看扣件業的實際例子
您希望先了解
希望先看扣件業或相關案例，也想知道 AI 能幫上哪些忙、節省哪些作業時間。
會議可以怎麼看
先操作既有的國際訂單示範，再請業務同仁指出哪些步驟符合現況、哪些要改。
示範使用虛構資料，沒有連接實際 ERP、AI、海關、船公司或銀行。
先看現有資料怎麼用
目前已知有 Oracle ERP 和 Excel 管理報表，但資料怎麼提供給新畫面、哪些人會更新，還需要業務和技術顧問一起盤點。
預想・待技術顧問確認
ERP 資料與 Excel 管理報表
您提到的現況
公司用 Oracle ERP 管理資料，沒有 CRM。管理報表會從 ERP 抓資料，再整理成 Excel。
預想的做法
先挑一份常用的管理報表，確認資料從哪裡來、誰整理、哪些內容希望更容易查看。
推測依據：10/22 說明 Oracle ERP、沒有 CRM，會從 ERP 抓資料整理管理報表。能否讀取或回寫 ERP 需先評估。
預想・待技術顧問確認
展覽以外的海外客戶開發
您提到的現況
目前會參加國外展覽，也提到網路開發有需要。
預想的討論方向
先確認希望改善的是尋找潛在客戶、整理市場資訊，還是展後跟進，不先假設要做哪一種工具。
推測依據：9/10 提到國外參展與網路開發。要找哪些市場、目前怎麼找，電話裡還沒談到。
先確認規則，再決定自動化到哪裡
先讓業務說明產品、客戶和核准規則，才知道哪些工作適合交給系統協助。
常見想法
AI 自動完成並寄出報價
為什麼可以先不做
目前還不知道產品規格怎麼判斷、報價依哪些條件計算，以及寄出前要誰覆核。
什麼時候再討論
先把一筆詢價到報價的資料和核准方式走過，再判斷系統適合整理草稿、提醒檢查，或處理更多步驟。
常見想法
更換 ERP 或另做一套 CRM
為什麼可以先不做
您目前已有 Oracle ERP，電話裡沒有提到要更換。先釐清現有系統哪一段需要補上，再談是否要增加工具。
什麼時候再討論
確認資料能不能安全提供給工作台、現有報表是否足夠，以及業務是否真的需要另一個客戶管理畫面後，再決定。
哪一種畫面比較接近您想用的方式？
四個方向顯示同一種訂單工作內容，差別在顏色、資訊密度和操作方式。手機與電腦畫面都只是方向示意。
看圖的時候請注意：
- 人名、公司、單號與數字都是虛構資料，畫面不是完成規格。
- 流程細節、各站檢查項目、文件版本和核准方式，要實際盤點後才能定，圖上只是舉例。
- 可以挑一種方向，也可以說想把某個方向的顏色和另一個方向的排版放在一起。
A
出口品牌風
深藍配暖白和少量橘色，像一套穩重的外銷工作系統
顏色與感覺
暖白底、深藍主色，橘色只標出待處理項目。
好處
版面沉穩，詢價和訂單狀態容易分辨。
要注意：如果資料欄位很多，仍要先確認哪些要留在第一個畫面。
跟您想的像嗎？
B
清爽行政風
白底配藍綠色，以表格和清楚標籤呈現資料
顏色與感覺
白底、藍綠按鈕、淺灰分隔線，閱讀感接近一般管理系統。
好處
適合查看詢價清單、訂單資料和待辦項目。
要注意：資訊如果塞得太滿，手機上需要分段查看。
跟您想的像嗎？
C
訂單進度看板風
把訂單分在不同進度欄，容易看到目前停在哪一站
顏色與感覺
霧灰底、鋼藍看板欄位、橘色提醒待處理狀態。
好處
主管可快速掃過報價、接單、生產和出貨的進度。
要注意：每個狀態的定義和更新負責人要先講清楚。
跟您想的像嗎？
D
清楚大字操作風
字和按鈕放大，一次聚焦在目前要確認的工作
顏色與感覺
白底、深藍文字、高對比橘色按鈕，資訊分區簡單。
好處
需要確認或更新狀態時，主要操作比較醒目。
要注意：同一頁能顯示的訂單較少，細節可能要再點開。
跟您想的像嗎？
幾個好回答的小問題
1. 日常查看和更新訂單，主要會用哪種設備？
2. 工作台打開時，您最想先看到什麼？
3. 主管看訂單時，比較常用哪種方式？
聽完您和業務同仁的想法，再看這個建議
可以先用 B 的電腦版查看詢價清單和訂單資料，手機以 D 的大字操作呈現需要確認的項目。若主管主要追跨部門進度，再參考 C 的看板。實際要顯示哪些欄位，還是要和業務一起盤點。
今天想確認的 12 件事
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
- 每個月大約會收到多少筆新舊客戶詢價？可以先估個範圍，也請說明哪一種較多。
- 海外詢價通常從哪些管道進來？例如 Email、官網或展覽後聯絡。
- 收到詢價後，第一位處理的人會怎麼登記和分派？
- 業務開始報價前，通常要先確認哪些產品規格？請用目前實際會檢查的資料說明。
- 舊客戶再次詢價時，現在怎麼查之前的客戶或報價資料？
- 目前的報價單是怎麼整理出來的？請從找資料到完成文件按順序說明。
- 報價寄給客戶前，需要哪些人確認？
- 客戶確認訂單後，國貿部門怎麼交接給生產部門？
- 從 ERP 整理管理報表到 Excel，現在是怎麼做的？哪一份報表最常用，通常由誰整理？
- 生產進度和 QC 檢查結果，目前由誰在哪裡記錄？
- 出貨文件與收款進度，現在各自怎麼準備和追蹤？
- 除了參展，您希望網路開發先幫忙處理哪一件事？
今天的共識
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，以及畫面風格的選擇，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。